Yönettiğimiz ekiplerde, projelerde her zaman çeşitli risklerle iç içeyizdir. Bu risklerden bazıları bize problem olarak yansıtılmaktadır. Geçmiş tecrübelerimden;  problemlerin yönetilmesinin, problemlerin sizi yönetmesinden daha olumlu sonuçlar doğurduğunu gördüm.

 Problem yönetimi ile ilgili sıklıkça ortaya çıkan konular şunlardır:

·         Problemin anlaşılamaması

·         Problemlerin önceliklendirilmemesi

·         Problem çıktığında ilgili kişilere aktarılmaması

·         Problemin yok sayılması

Problemin anlaşılamaması: Problemin anlaşılamamasının temel nedenleri içerisinde problem tanımının yeterli olmamasından kaynaklanabilmektedir. Eğer problemi ileten kişi bir de öncelik veya etkisi konusunda yeterince bilgi vermemişse, problemi toplayan kişi konu hakkında bilgili değilse veya geçmiş tecrübesi yoksa problemin anlaşılamaması söz konusu olabilir. Bu tür durumlarda problemleri toplayan kişinin problemin nasıl ortaya çıktığı, neleri etkilediği, ne kadar zaman içerisinde çözülmesi gerektiği gibi bilgileri alabilmesi faydalı olacaktır.

 Problemlerin önceliklendirilmemesi: Ortaya çıkan problemlerin, ortaya çıkarttıkları veya çıkartacakları olumsuz etkileri olacaktır. Bu olumsuz etkileri belli bir zaman içerisinde müdahale ederek önleyebilir veya etkilerini azaltabilirsiniz. Zamanında müdahale edilmemesi durumunda bu tür problemler felaket ile sonuçlanabilir. Bazı problemler ise zamandan bağımsızdırlar. Ancak etkileri yüksek olabilir. Bu durumda problemleri aciliyetlerine ve etkilerine göre önceliklendirmek ve daha sonra bir sıraya sokmak gerekecektir. Önceliklendirilen problemlerin üzerlerine sırasıyla gidip, sorunu bir daha çıkmayacak şekilde ortadan kaldırmak en iyi çözüm olacaktır. Bu arada unutulmaması gereken bir nokta ise yeni gelecek problemin etki ve aciliyetine göre mevcut problem listenizi değiştirebileceğidir.

 .Problem sorun çıktığı zaman, ilgili kişilerle problemi paylaşın ve yardım isteyin:  Ekiplerde bir çok takım üyesi çeşitli zamanlarda irili, ufaklı problemlerle uğraşmaktadırlar. Problemler ortaya çıktığında ilgili takım üyesi problemi başa çıkılması gereken bir sorun olarak algılayabilmektedir. Ancak bu tür durumlarda göz ardı edilebilen bir nokta, problemin takım üyesinin normalde yapması gereken işi zamanında yapamamasına neden olabilmesidir. İlgili problemin çözümü başka birisinin sorumluluğu ise, veya yapmanız gereken işi zamanında yapmanıza engel oluyorsa, veya ilgili problem başka birisi tarafından daha hızlı çözülebilecekse yöneticinize durumu bildirmeyi unutmayın. Siz ilgili problemi çözebilecek kapasitede olabilirsiniz, ancak sizden beklenen daha önceden verilmiş olan işi zamanında yapılması olabilir.

 . Problemlerin üzerine gidin. Onları yok saymayın: Ekip içerisinde ortaya çıkan sorunlardan bir tanesi de, ekip üyelerin işin içerisindeyken bazı problemleri görmesine rağmen ilgili kişilerle paylaşmaması nedeniyle problemlerin gerekli mercilerde gözükmemesidir. Bir diğer problem ise alışıldığından, böyle gelmiş böyle gidercilik olduğundan dolayı problemlerin yok sayılmasıdır. İlk olarak sizi veya çalışma ortamını etkileyen bütün problemleri ilgili kişilerle paylaşın. Problemlerin görünülürlüğünü arttırın. Problemlerin problem listesine girmesini sağlamanız durumunda etkilerine göre önceliklendirilmesi mümkün olacaktır.

Ekip yöneticileri, hem ekipleri içerisinde hem de ekiplerinin sorumlu oldukları konularda problemleri ortaya çıkarmak, listelerini tutmak, önceliklendirmek, problemlerin çözülmesini sağlamak için gerekli kararları vermek, problem listesini takip etmek ve iletişimini gerçekleştirmekten sorumlu olacaktır. Toyota kültürü ile ilgili okuduğum bir kitapta kültürün bir parçası olarak  Gentchi Genbutsu geçiyordu. Gentchi Genbutsu “Doğru kararları verdirecek, fikir birliğini sağlatacak ve en hızlı şekilde sonuca ulaştırabilecek eylemler bulmak için problemin kaynağına gidin.” şeklinde tanımlanıştı. Buradan takım yöneticilerine ve liderlerine hatırlatmakta fayda var, oturduğunuz yerden problemlerin çözüleceğini düşünüyorsanız, yanılıyor olabilirsiniz. Problemin kaynağına gidin.

 Bu arada son bir söz ile yazıyı sonlandırmak istiyorum. Problemleri çözerken anlık çözümler yerine bir daha benzer problemlerin ortaya çıkmasını engelleyin. Sürekli sinek avlamak ile vakit geçirmek yerine bataklığı kurutmak için çalışmaya başlamak daha iyi bir çözüm olacaktır.