Proje Beratı PYD sözlüğünde “Proje Beratı projenin resmen tanındığını belgeleyen dokümandır. Genelde proje dışından bir yönetici tarafından yayınlanır. Bu berat aynı zamanda proje yöneticisine örgüt kaynaklarını proje çalışmalarında kullanması için yetki verir.” Olarak tanımlanmakta.

PMBOK 4.sürümde paydaşların ihtiyaçlarını ve beklentilerini tatmin edecek gereksinimleri dokümante eden, projeyi ve projenin bir fazına yetki veren bir doküman olarak açıklanıyor.

4. sürüm’e göre proje beratını ortaya çıkartırken iş tanımı, iş vakası, kontrat, kurum çevresel faktörleri, organizasyon süreç varlıkları girdi olarak kullanılması önerilmektedir.

Projeler, proje dışından birisi tarafından yetkilendirilir. Yetkilendirme genellikle projeyi fonlayan proje sponsoru (Proje Sponsoru Kimdir? Görevleri Nelerdir?), proje yönetim ofisi veya portföy yürütme komütesi tarafından yazılabilir. Proje Beratı 3. Sürümde proje sponsoru tarafından yazılır derken, 4. Sürümde proje sponsoru veya yetkilendirdiği proje yöneticisi tarafından yazılabilir demektedir.

Proje Beratında,

• Projenin amacı ve gerekçelemesi

• Ölçülebilir proje amaçları ve ilgili başarı kriterleri

• Üst seviye gereksinimler

• Üst seviye proje tanımlaması

• Üst seviye riskler

• Özet kilometre taşları

• Özet bütçe

• Proje onay gereksinimleri

• Atanan proje yöneticisi ve sorumlulukları

• Projeyi yetkilendiren proje sponsorunun adı ve yetkisi;

belirtilebilir.

Proje beratı’nın yazılmasının proje yöneticisi rahatlatan bir çok yönü vardır.

1. İlk olarak projeden sorumlu olan kişi bellidir. Bu kişi proje sponsorudur. Proje yöneticisine destek olacak, proje’nin fonlanması ve başarısının takipçisi ve sorumlusu olacak kişi olarak proje sponsorunun organizasyon içerisinde bilinmesi ve yetkilendirilmesi gerekecektir. Proje yöneticisi atandığı projenin başarısı için çalışırken, proje sponsoru başarı getirecek projenin peşinden koşması gerekmektedir.

2. Projenin amacının yazıldığı bir bölümü vardır, projenin gerçekleştirilmesi sürecinde amaç’tan sapan gereksinimler ortaya çıkması durumunda proje beratı yazılı olarak belirtilecek dokümandır.

3. Projenin gerekçelenmesinin yazılması en azından üzerinde düşünüldüğü anlamı çıkarır. Proje gerekçelendirmesi projenin yapılmasına değip değmeyeceğini gösterecektir. 4. Sürüm ile birlikte proje beratını yazmaya girdi olarak kullanılan iş vakası projenin organizasyona katacağı değeri projeye başlamadan önce görmeyi sağlayacaktır.

4. Proje amaçları yazarken projenin hangi koşullarda gereksinimleri karşılayacağının belirlenmesi gerekir. Örneğin performans artışı şeklinde bir proje amacı doğru değildir. Aynı şekilde %30 performansı artışı şeklinde belirtilmiş olan bir proje amacında ise ölçümün nasıl yapılacağı belirtilmediği sürece veya ölçüm yapılması mümkün değilse doğru olmayacaktır.

5. Projenin başarılı veya başarısız olarak nitelendirilmesine yol açacak kriterler var ise bu kriterlerin belirlenmesi gerekir. Bu kriterler kalite maliyetlerini veya çözümü değiştirebilir.

6. Üst seviye riskler: Riskleri baştan bilirsiniz, tedbirlerinizi buna göre alabilirsiniz.

7. Özel kilometre taşları: Bazı projelerde bazı zamanlar veya çıktılar projenin gidişatı için önemlidir. Bu bilgileri proje sponsorundan öğrenmek faydalı olacaktır.

8. Proje sponsoru aynı zamanda projenin bütçesinden sorumlu olmalıdır. Proje bütçesi yoksa, doğru çözümde bulunamaz. Çünkü her çözümün farklı maliyetleri olacaktır. Ancak maliyet bilinirse doğru çözüm oluşturulabilir.

9. Proje onay gereksinimleri: Projenin başarılı olup olmadığının ne zaman karar verileceği, kimin tarafından karar verileceği, ve projeyi kimin onaylayacağını belirlemeniz gerekir. Projeyi onaylayacak kişilerin proje sırasında ortadan kaybolmaları durumunda bu kişiyi tekrar belirlemelisiniz.

10. Atanan proje yöneticisi ve sorumlulukları: Organizasyonun ve projenin başarılı olması için atanan proje yöneticisinin kim olduğu ve sorumlulukları tüm proje ekibi tarafından bilinmelidir. Rol ve sorumlulukların bilinmediği bir ortamda başarıya ulaşmak şansa bırakılacaktır.

Proje beratı olmayan bir projeye atanmanız durumunda ilk olarak bu  beratı ortaya çıkartıp, altına sorumlu kişinin imzasını almanız gerekmektedir. Böylece elinizde yazılı olarak yaptığınız projenin ne olduğu, bütçesinin, risklerinin ve sonuçlarının ne olması gerektiği konusunda bir pusula yer alacaktır. Aynı zamanda pusulanızı nasıl kullanacağınız konusunda sizden sorumlu bir de proje sponsorunuz olacaktır.

Bir çok şirkette fikirler olgunlaştırılmadan proje adı altında listelenebilmektedir. Proje kartları ve iş vakaları dokümante edilmeyen bu tür organizasyonlarda üst seviye yöneticilere sadece başlıkları olan proje isimleri konusunda ayrı ayrı detaylarını sorduğunuzda hepsi farklı içerikler size sunabilir. Bu durumda farklı içerikler farklı sürelerde farklı maliyetlerde ve farklı getirilerde olacaktır.

Ancak organizasyonların elinde birden fazla proje olduğunda ellerindeki kısıtlı kaynakları doğru projelere aktarmaları gerekecektir. Bu durumda projeler içerisinde önceliklendirme yapmaları gerekebilir. Bu durumda karar vericilerin doğru kararlar vermeleri için projelerden aynı şeyi anlıyor olmaları ve aynı kriterlere göre değerlendirmeleri gerekebilir.

Kriterleri bir yana bırakırsak projelerden aynı şeyi anlamak için proje sponsorlarının projelerini dokümante etmeleri veya ettirmeleri yararlı olacaktır. Bu makale’ye ilave olarak sunulan proje kartı örneği, proje sponsorları ve yöneticilerin projeleri hakkında düşünmeleri ve bu düşüncelerini yazıya dökerken, düşünmedikleri kısımları düşünmeye zorlamaktadır. Proje kartı, proje beraatı kadar bilgi içermese de kısa bir form olarak 1-2 sayfa içerisinde projeyi tanımlamaya yarayacaktır.

Projeleriniz için proje kartlarınızı doldurmanızı ve karşılaştığınız olayları bu sayfalardan paylaşarak karşılıklı olarak iletişim içerisinde bulunmak isterim.

Proje kartı sürecini şirketinizde oturtma konusunda fikir almak isterseniz iletişim bölümünden irtibata geçebilirsiniz.

Günün sözleri:

“Sonunu düşünerek işe başla” – Stephan R. Covey

“Yöneticiler ve profesyonel uzmanlar, önce ne yaptıklarını bilmek için, sonra ne yapılmasına karar vermek için ve son olarak da yapılan işin ne ölçüde iyi yapıldığını değerlendirmek için, kendilerine hangi enformasyonun gerektiğini, hangi verilere ihtiyaçları olduğu konusunda kafa yormak zorundadırlar.” – Peter F. Drucker