Scrum Toplantıları 15 dakika ile sınırlı, aynı yer ve aynı zamanda gerçekleşen toplantılardır.

3 soruya cevap ararlar:

1-     Bir önceki toplantıdan bu yana ne yaptım?

2-     Bir sonraki toplantıya kadar ne yapacağım?

3-     Yolumuzdaki engeller nelerdir?

Scrum Guide (Türkçe 2011)’e baktığımızda bir ve ikinci sorunun aşağıdaki şekilde Türkçeye çevrildiği gözüküyor

1-     Bir önceki toplantıdan sonra hangi işler tamamlandı?

2-     Bir sonraki toplantıya kadar hangi işler yapılacak?

Ekip üyeleri bazen iki toplantı arasında üzerilerine aldıkları bir işi tamamlayamıyabiliyorlar, bu durumda üzerinde çalıştıkları işi aktarmalarında fayda olduğunu düşünüyorum.

Şu ana kadar karşılaştığım klasik hataları aşağıdaki şekilde listeleyebilirim:

• Toplantıya tüm ekibin katılmaması: İlgili toplantı ekip içi bilgi aktarım ve paylaşımını sağlamak için yapılırken ekip içerisinde katılmayan kişilerin hem bilgilendirilmesi, hem de değerli geri beslemelerinin alınamamasına neden olabilmektedir. İlgili toplantı aynı zamanda bilginin tüm ekip içerisinde yayılmasına imkan sağladığı için katılımın gerçekleşmemesini bir hata olarak görüyorum.
• Toplantının her gün aynı zamanda başlamaması: Burada temel problemlerden birinin toplantının günlük yapılamaması, diğerini ise farklı zamanlarda yapılması olarak düşünebiliriz. Toplantı saati olarak genellikle sabah işe başladıktan sonraki ilk saat içinde yapılması tercih edilmektedir. Geç gelmeler gibi durumlarda ekip bazen geç gelen üyeleri beklemeyi tercih edebilmektedir. Ancak toplantı gerçekleşene kadar geçen sürenin ekip tarafından etkin kullanılıp kullanılamadığı incelenebilir. Tecrübelerim toplantı öncesi sürelerin etkinliklerinde problem olduğunu göstermektedir.

• Toplantının aynı yerde yapılmaması: Toplantı, ekibin sprint hedefini ve mevcut işlerin durumlarını görebilecekleri bir ortamda yapılmalıdır. Scrum panosu önünde yapılacak bir toplantı faydalı olacaktır.
• Toplantının ekip içi paylaşım toplantısı yerine raporlama toplantısına dönüşmesi: Yapılan hatalardan biri ekibin scrum master, product owner veya tavuk olarak nitelendirilen scrum ekibi dışında bir kişiye raporlama toplantısına dönüşmesidir. Çeşitli zamanlarda ekibin 3 soruya cevap verirken bana raporlama durumuna geçmeleri durumunda toplantının bana raporlama yapılması yerine ekip üyeleri ile paylaşmaya yönelik olduğunu diğer ekip üyelerini gösterme, yer değiştirme, bir ekip üyesinin arkasına geçme, arkamı dönme gibi davranışlarla hatırlatmaya çalışırım.
• Toplantı öncesi hazırlık yapılmadan toplantıya gelinmesi: Ekip üyeleri tarafından cevap verilmesi gereken soruların yanıtlarının toplantı öncesi düşünülmesi gerektiğini, bazı toplantılarda aşağıdaki şekilde cevaplar gelmesi ile üzülerek farkettim.
  • Dün ne üzerinde çalışmıştık? : Hangi story üzerinde çalışıldığı hatırlanmıyor.
  • Sıradan iş alacağım: Tüm ekibin aynı cevabı verdiğini düşünebiliyor musunuz? Bugün ne üzerine çalışılacağı konusu incelenmemiş.
  • Ne engelimiz var dı? Sürekli İyileştirme üzerinde düşünülmüyor.
•  Zombi takım üyeleri: Tecrübelerimden bazı takım üyelerinin toplantılar sırasında sesi sadece yanındaki kişiler, hatta bazen sadece kendisi  tarafından duyulabilecek şekilde aşağıdakine yakın bilgi paylaştığını gördüm. Dün 123 nolu hikayesi üzerinde çalıştım. Bugün çalışmaya devam edeceğim. Problemim yok.  Bu tür bir paylaşımın ekip için hiçbir fayda sağlamadığını düşünüyorum. 123 nolu hikaye nedir? Dünkü çalışmada ekip olarak bizim de öğrenmemiz gereken bir sorun veya bir iyileştirme ile karşılaşıldı mı? Bugün üzerinde çalışıldığında işin ne kadarı bitecek, iş bitecek mi? Ekipte birisi yardımcı olabilir mi? İşe gelip, board dan task alıp, üzerinde çalıştığı ve ekibe bir şey katmayıp, paylaşmayan ekip üyelerini zombi olarak görüyorum. Bu tür üyeler ekibe enerji vermek yerine ekibin enerjisini emebilmektedir.
• Engeller konusunda farkındalık eksikliği: Ekip üyelerinin engelleri olmalarına rağmen, toplantı sırasında bu engellerini paylaşmamaları. Tecrübelerim sırasında bu farkındalık eksikliğine neden olan bazı kök nedenler olarak ekip içerisinde sürekli iyileştirme yaklaşımın bilinmemesi – daha iyi nasıl yapılabileceğinin sorgulanmaması, problemlerin kanıksanması – engel listesine yazılmaya değer görülmemesi, bir engel listesi olmaması, güven sorunu (ekip üyelerinin kişiye özel bir bilgi eksikliği nedeniyle ortaya çıkan problem karşısında kişiye nasıl davranacaklarına güvenememe)
• Burn down chart olmadan, güncel olmayan scrum tahtası ile gerçekleşen scrum toplantıları:   Günlük scrum toplantıları ve günlük çalışmalarımızın hedefi sprint hedefinin tamamlanmasıdır. Gerçekleştirdiğimiz toplantılarda hedefin neresinde olduğumuzu ve mevcut durumumuzu göremediğimiz toplantılarda hedefi 12’den vurmak için nasıl davranmamız gerektiğini kestiremeyiz. Bu nedenle toplantı öncesi mevcut durumumuzu görmek ve hedefe ulaşabilmek için bir sonraki adımı atmak için burn down chartımız ve scrum tahtamızı güncel tutmalıyız.
• Toplantının teknik, gereksinim, statü vb. toplantısına dönüşmesi: Günlük scrum toplantısı 3 soruya cevap arıyor. Bunu teknik, gereksinim veya statü toplantısına dönüştürdüğümüzde her bir takım üyesinin 15 dakika içinde bilgi paylaşımı özgürlüklerini ellerinden alınmış oluyor. Bu tür ihtiyaçlarda sadece ilgili, gerek duyalan kişilerle scrum toplantısı sonrası için yeni bir toplantı ayarlanabilir.
• Tavukların sazı (sözü) eline alması: Günlük Scrum toplantısı takım üyelerinindir, tavuklar gelip dinleyebilir. Ancak tavuklar, sözü ele alıp ekibin bilgi paylaşımına odaklandıkları zamanını almamalıdırlar. Bu tür bir ihtiyaç varsa ayrı bir toplantı ayarlanabilir.
• Ekip üyelerin toplantı sırasında birbirlerini dinlememeleri: Birbirine değer katılacak bir ortam olan toplantıda, birbirini dinlememek altında yatan temel nedenler bulunup ortadan kaldırılmalıdır. Ne yazık ki ekipler içinde görülebilmektedir.
• Bilgisayar başında toplantı: Bazen scrum board elektronik ortamda tutulabilmektedir. Bu tür durumlarda projeksiyona bağlı tek bir bilgisayar ve söz sahibi olan ekip üyesinin sırayla bilgisayar başında olması; ilgiyi konuşan kişinin üzerine çekebilir. Ancak diğer ekip üyeleri de bilgisayar başında ise ilgi başka bir yere yönelebilmektedir.
• Toplantının benimsenmemesi: Ekip üyelerinin toplantıya gerekli değeri vermemesi ve scrum master’ın zoraki daveti sonrasında toplantının başlaması.
• Toplantının 15 dakikadan uzun sürmesi: Muhtemelen 3 soru dışında konular ve toplantının başka bir toplantıya dönüşmesi veya sazı sözü alan kişiler bulunabilir. Bunun için söz verilen kişinin 2 dakikalık söz hakkı olduğu, kronometre tutarak süre disiplinini sağlayabilirsiniz.

Siz de scrum toplantılarında  hatalı olarak gerçekleştiğini düşündüğünüz durumları yorum olarak paylaşabilirsiniz.