Projelerde en fazla sorun yaşadığımız noktalardan bir tanesi kapsamın tanımlanması ve tanımlanması sonrasında ilgili kapsamın gerçekleşmesi için gerekli çalışmaların neler olduğunun tespit edilmesidir.

Kapsamın tanımlanması sonrasında genellikle proje zaman planını çıkartmaya çalışırız. Zaman planı çıkartmak için bize yapılacak aktiviteler gerekir, aktiviteler için ise hiyerarşik olarak düzenlenmiş kapsam gerekir. Kapsam dokümanını hiyerarşik bir diagrama çevirdiğimiz yapı ise İş Ayrışım Yapısıdır.

İş ayrışım yapısı (work breakdown structure):  Projenin amaçlarını elde etmek ve gerekli çıktılarını ortaya çıkarmak için  gerekli işlerin çıktılar göz önüne alınarak oluşturulan hiyerarşik ayrışım yapısıdır.

İş ayrışım yapısının oluşturulması kapsam yönetimi süreçleri içerisinde geçmektedir. İş ayrışım  yapısı projede yapılacak işin tamamını içermelidir.  Bu çerçevede İş Ayrışım Yapısı içerisinde yer almayan işlerin, proje kapsamı içerisinde yer almadığı varsayılabilir.

İş ayrışım yapısını oluşturmak, proje çıktılarını ve projede yapılacak işleri yönetilebilecek daha küçük parçacıklara ayırmak olarak tanımlanıyor.

Burada üç noktanın altını çizmek gerekiyor.

• Çıktılar: Çıktılar projenin bir fazında beya sonucunda ortaya çıkması gereken ürün, sonuç veya servis’in bir parçası olabilir.  Genellikle müşteri veya sponsor tarafından onaylanması gerekecektir.
• Yapılacak işler: Bir çıktının elde edilmesi için gerekli olan işler olabileceği gibi, projenin gerçekleştirilmesi için yapılması gereken genel işler olarak ta tanımlanabilir.
• Daha küçük parçalara ayırım: Projenin yönetilebilmesi, izlenmesi ve kontrol edilmesi için takibi zor olan büyük parçaların daha küçük parçalara ayrılması gerekmektedir. Decomposition (Türkçesi “Ayrıştırma”? )tekniği kullanılarak büyük parçalar daha küçük parçalara ayırılabilmektedir. Daha küçük parçalara ayırım sırasında önemli olan büyük parçayı küçük parçalara ayırırken, küçük parçacıkların tamamının büyük parçayı halen oluşturabilmesidir. (Küçük parçaların hepsi bir araya geldiğinde büyük parçanın %100’ünü olulturmalıdır. “%100 Kuralı”)
• İş Ayrışım yapısının her bir dalının en alt seviyesinde yer alan çıktı veya projeyi gerçekleştirmek için gerekli iş bileşenine iş paketi (“work package”) denir.
• İş ayrışım yapısı sözlüğü: Her bir iş ayrışım yapısı bileşenini daha detaylı olarak açıklayan dokümandır.

İş ayrışım yapısı ile ilgili unutulmaması gereken noktalar şunlardır:

• İş ayrışım yapısı kapsamın tamamıdır.
• Hiyerarşideki her bir seviyedeki düğümün(“node”)  altındaki seviyedeki düğümler ebeveyn düğümün %100’ünü oluşturur.
• İş ayrışım yapısında aktiviteler yer almaz.
• İş paketinin statüsünü, bitip bitmediğinin ölçülebilir olup olmadığı
• İş paketinin bir çıktı üretip üretmediği
• Bir İş Ayrışım Yapısı yanında iş ayrışım yapısı sözlüğünü bulundurmuyorsa her bir takipçisi tarafından farklı algılanabilir.

İş ayrışım yapısını oluştururken belli prensiplerinizin olması ve bu prensipleri takip etmeniz, daha sonra kazanılmış değer yönetimini gerçekleştirirken size faydalı olacaktır.

Benzer projeler için iş ayrışım yapılarınızın ilk birkaç seviyesini bir şablon çerçevesinde gerçekleştirmeniz, sizin bu seviyelerden belli projelerinizi karşılaştırmanıza imkan sağlayacak  ve ürettikleri değer çerçevesinde takip etmenizi kolaylaştıracaktır.

Örnek İş Ayrışım yapısı:

WBS Örneği